Как оценить поставщика на первом этапе, в самом начале выбора

Стоит ли тратить время на переговоры и обсуждение условий контракта с ним?

Перечисленные ниже несложные действия помогут вам правильно оценить надежность и деловые качества поставщика и выбрать из всех предложенных вариантов того партнера, который заслуживает наибольшего доверия.

Постарайтесь как можно лучше изучить своего потенциального партнера. Не жалейте времени и сил. Имейте в виду, что, в значительной мере, успех Вашего бизнеса в руках вашего поставщика.

Познакомьтесь с ним. Постарайтесь изучить, как он будет реагировать в различных ситуациях. Вы должны понимать, как вы будете работать вместе, если обстоятельства изменятся. Время, потраченное в самом начале, на то чтобы понять, с кем именно вы работаете, в дальнейшем поможет вам сэкономить время и деньги.

Наличие личных связей с поставщиком будет являться для Вас лучшим гарантом надежности будущего сотрудничества. Однако не стоит забывать и о более официальных методах определения благонадежности поставщика, для этого есть несколько методов:

Контактные данные

Запросите информацию для связи (телефон, сайт, электронную почту, Skype и др.), полное наименование и точный адрес компании, расположение завода.

Избегайте поставщиков, которые отказываются сообщить название своей компании, свое имя или расположение производственных объектов. С высокой степенью вероятности, они не являются владельцами производств, а всего лишь посредники.

Свидетельства, сертификаты

Запросите у потенциального поставщика свидетельства о регистрации, налоговый сертификат, лицензию на экспорт, выдаваемые местными органами власти. Этот шаг отпугнет явных мошенников.

Для того чтоб удостовериться что вы имеете дело не с посредником, запросите сертификат страны происхождения (форма А) на продукцию поставщика. В нем обязательно указывается наименование производителя.

Сайт, упоминание в интернете

На начальном этапе проще всего, получить данные о компании из независимых открытых источников. Поищите упоминание об интересуемой компании в интернете.

Внимательно изучите ее сайт. При этом имейте в виду, что более яркие профессиональные сайты с большим количеством всплывающих окон и мультимедийным оформлением чаще всего принадлежат компаниям-посредникам.

Веб-страницы производителей, большей частью заполнены технической информацией, не всегда на них размещены качественные картинки, и англоязычная версия (если такая имеется), мягко говоря, грешит ошибками. Эти сайты сделаны для того чтоб дать потенциальному покупателю как можно больше осмысленной информации, а не показать как здорово они умеют делать сайты.

Наличие компании в B2B каталогах, таких как Alibaba.com или Made-in-China, или российских ПульсЦен, Тиу.ру , Агро24, с нашей точки зрения также положительно характеризует поставщика. Во-первых, поставщики в них размещаются только на платной основе. Во-вторых, содержит сведения (правда не всегда достоверные) о годе основания и опыте работы компании на экспорт, а также численности сотрудников.

Советуем отдавать предпочтение поставщикам, которые созданы не менее 5 лет назад, и имеющим опыт работы на экспорт не менее 3 лет, численность сотрудников компании должна быть не менее 100 человек.

Обязательно проверьте наличие регистрации компании в сервисах Яндекс.Справочник и Google.Мой бизнес. Если регистрация имеется то посмотрите карточку компании в сервисах Яндекс.Карты и Google.Карты. Обратите внимание на то, насколько полно заполнены карточки информацией о компании.

Отзывы в интернете

Найдите и ознакомьтесь с оценками и отзывами о компании поставщике в интернете. Малое количество или отсутствие отзывов, а также низкие оценки должны вас насторожить. Оценки и отзывы советую смотреть на независимых и авторитетных площадках, например, в карточках компании в сервисах Яндекс.Карты или Google.Карты.

Все же помните, что не вся информация, размещенная в интернете, является достоверной. Если о поставщике нет никакой информации в интернете, это должно насторожить.

Рекомендации

Стабильность вообще является одним из ключевых показателей при оценке поставщика. Несомненно, предпочтение отдается тем компаниям, которые в данном сегменте присутствуют давно и не меняют сферу бизнеса каждые несколько лет. Компания, которая имеет стабильный штат сотрудников и солидную репутацию среди своих клиентов, явно является стабильной.

Запросите у Вашего поставщика с кем из иностранных или отечественных покупателей Вы могли бы связаться, кто смог бы дать ему положительные рекомендации. Если клиент доволен, он будет рад поговорить с вами об этом поставщике. Учтите, что поставщики очень ценят долгосрочность в сотрудничестве. Даже если у Вас был длительный перерыв в поставках из-за каких-то временных трудностей, они всегда с удовольствием будут рады возобновить работу с Вами даже через значительный промежуток времени.

Посещение завода

Самый надежный, но при этом достаточно затратный вариант. Вы можете самостоятельно убедиться в производственных возможностях завода, оценить технологию, качество и культуру производства потенциального поставщика. Если у вас несколько поставщиков в одной отрасли Вы можете договориться о посещении со всеми, так как обычно аналогичные производства локализованы в определенных районах.

Еще лучше если визит на заводы удастся совместить с посещением тематической отраслевой выставки, которые для удобства потребителей регулярно проводятся, обычно недалеко от размещения соответствующих производств.

Советуем тщательно подготовиться к такой поездке, заранее составить маршрут, график передвижения, который необходимо согласовать с партнером.

Тем не менее, в зависимости от того, где вы находитесь, это может быть дорого для Вас и отнять значительное количество драгоценного времени. Отличной альтернативой является посещение завода третьей стороной.

В частности вы можете обратиться к нам, и мы организуем для вас инспекционную проверку нашим представителем интересующего Вас производства. Неоспоримое преимущество в том, что проверка будет проведена компетентным экспертом в данной области, который точно знает, на что обращать внимание, чтоб объективно оценить надежность данного поставщика. Это, очевидно, значительно дешевле, чем личная поездка в другую страну.

Запросите поставщика о посещении производства, даже если у Вас нет возможности или желания ни посетить производство самостоятельно, ни привлечь для этого стороннюю организацию. Как правило, партнеры с оптимизмом воспринимают такую идею, так как отдают себе отчет в ее эффективности для дальнейшего сотрудничества. Если реакция неоднозначная, и Вы видите, что поставщик всеми способами старается отложить Ваш приезд, скорее всего, нет смысла продолжать переговоры.

Предоставление образцов продукции, фотографий

Иногда посещение завода не является столь необходимым, гораздо полезней будет получить образец товара, ведь именно продукция интересует Вас в первую очередь. Это тоже очень эффективный способ оценить надежность поставщика.

Имейте в виду, что, скорее всего, стоимость образца, включая его доставку, Вам придется оплатить самому, в лучшем случае компания предложит включить эти затраты в стоимость первого заказа. Зато после его получения у Вас будет более точное представление о том, насколько продукция данного поставщика подходит Вам.

Если нет желания тратиться на доставку пробного экземпляра, или это невозможно в силу специфики товара, можно обойтись предоставлением фотографий товара, описания техпроцесса, технической документации, схем, эскизов и т.п.

Партнер не менее Вас заинтересован в одобрении эталона изделия, так как такое одобрение уже само по себе подразумевает некоторое взаимное соглашение. Тем более, как говорилось ранее, обычно бремя расходов берет на себя покупатель. Если компания позиционирует себя, как производитель предлагаемого товара и при этом затрудняется предоставить для оценки образец своей продукции, это вызывает подозрения.

К сожалению, не исключена возможность того, что поставщик пришлет для оценки изделие своего конкурента, выпускающего более качественную продукцию. Поэтому, лучше всего, если выбор образца производится на производстве, лично или по поручению Вашим ответственным представителем.

В случае, когда в образце Вас все устраивает, не забудьте упомянуть в контракте об обязательном соответствии поставляемого товара полученному ранее эталону или присланной документации.

Цена

Пожалуй, этот пункт надо было поставить первым по значимости. Несмотря на то, что основная причина, по которой большинство хотело бы работать с поставщиками – это дешевизна продукции, имейте в виду, что предложенные Вам товары не должны быть на порядок дешевле предложений от других компаний.

Надеемся, вышеперечисленные предосторожности помогут Вам избежать некоторых ошибок и не стать жертвой мошенников.

Проверка контрагента перед заключением контракта

При внешнеторговой деятельности компании и деятельности внутри страны принципиальной является проверка контрагента перед подписанием контракта. В неё входит выявление информации о его правовом, финансовом статусе.

Зачем нужна проверка контрагента

Если ваш иностранный партнёр вызовет сомнения у сотрудников отечественных государственных структур, курирующих внешнеторговую деятельность, то «вами займутся»: налоговая инспекция, таможня, органы экспортного и валютного контроля. И каждая эта инстанция будет реагировать по своему.

  • Налоговая инспекция откажется вычитать НДС или признать нулевую ставку по данному налогу.
  • Таможенная служба, скорее всего, задержит ваш груз на границе.
  • Ваш банк известит экспортный и валютный контроль о том, что готовится сомнительная транзакция.

Органы экспортного и валютного контроля, в свою очередь, начнут процедуру выездной проверки финансово-хозяйственной деятельности вашей компании.

К тому же, наличие у контрагента долгов и взысканий, о которых вам, естественно, не известно, может сорвать сроки поступления средств согласно заключённому договору. А неправомерная работа сотрудника контрагента грозит признанием недействительности заключенного контракта в том случае, если этот сотрудник не имел право заключать сделку. Проблемы с контрагентом могут привести и к большим финансовым потерям.

Запрашивать документы у контрагента нужно для того, чтобы избежать подозрений в вашей неосмотрительности, в первую очередь, со стороны налоговой инспекции.

Проверяем российского партнёра

Для проверки отечественного контрагента вам нужно запросить следующие документы о нём:

  • Выписка из ЕГРЮЛ. Поможет проверить действительность учредительных документов. При запросе выписки нужно помнить, что чем свежее она, тем более актуальные данные там представлены, так как они могут значительно меняться. После того, как вы получили выписку, следует сверить данные в ней с данными на сайте ФНС РФ;
  • Учредительные документы. При их запросе нужно обратить внимание, что контрагент должен вам предоставить полный комплект документации. Одних выписок будет недостаточно. Чтобы узнать, актуальна ли информация, указанная в учредительной документации, нужно сверить её с датами регистрации из выписки ЕГРЮЛ;
  • Свидетельство ОГРН и свидетельство ИНН. По данным документам вы сможете проверить, совпадает ли наименование компании с тем, что указано в учредительной документации. При изменениях названия вносятся изменения в ЕГРЮЛ, а потому следует также запросить свидетельство об оформлении изменений в ЕГРЮЛ;
  • Права лица, занимающегося оформлением договора с компанией. Лицо со стороны контрагента, занимающееся оформлением договора, должно иметь на это право. Если это лицо является генеральным директором, стоит запросить проток об его избрании, выписку из ЕГРЮЛ, устав, в котором вы прочитаете информацию о правах и сроке избрания руководителя.
  • Вам также потребуется копия доверенности на оформление договора с датой её принятия и сроком действия, заверенная у нотариуса или у руководителя компании. Убедитесь, что на документе имеется печать (если её наличие прописано в Уставе);
  • Проверка достоверности подписи. Запрашивать следует копию банковской карты с подписью, заверенную у нотариуса или банковского учреждения. Этот запрос не обязателен, и требуется тогда, когда вы не уверены в достоверности подписи руководителя;
  • Проверка лицензии. Если компания, согласно ФЗ, должна иметь лицензию, стоит запросить у контрагента и её, а также список видов деятельности, которыми занимается организация. При запросе лицензии проверьте, до какого числа она действительна.

Деловой партнёр, если он благонадёжен, должен предоставить вам полный комплект требуемых документов, из которых вы сможете сделать вывод о правовом и финансовом статусе компании.

Нюансы деятельности контрагента, требующие особого внимания

Что вам требуется знать о контрагенте? Вы должны получить полный перечень данных о следующих сторонах деятельности организации:

  • финансовый статус организации на сегодняшний день;
  • руководство организации;
  • перечень лиц, которые имеют право подписывать договора;
  • свидетельства о хозяйственной деятельности организации;
  • отсутствие или наличие текущего процесса ликвидации или банкротства.

Методы проверки контрагентов выбираются индивидуально

Проверка данных о контрагенте позволит вам избежать многих рисков: задержки с оплатой, дебиторской задолженностью.

Особенное внимание стоит уделить проверке иностранных контрагентов. При возникновении проблем с ними вам придётся рисковать куда большими суммами.

Но и при проверке российского контрагента вы должны запросить максимум информации о компании. Контрагент, отказывающий в предоставлении документов, должен вызвать справедливые подозрения.

Ассоциация добросовестных участников рынка АПК рекомендует

И предлагает к применению разработанные на основе консультаций с ФНС России стандартные перечни документов с информацией для проверки контрагента.

Рекомендованный перечень документов с информацией о контрагенте (юридическое лицо)

Документы предоставляются в копиях, удостоверенных подписью уполномоченного лица и печатью контрагента.

Периодичность предоставления — при заключении договора (аттестации) и в случае изменений.

  1. Анкета (по форме)
  2. Копия банковской карточки с образцами подписей
  3. Устав (все страницы), действующие изменения к Уставу
  4. Протокол собрания участников (акционеров) или Решение единств. участника/акционера о назначении ЕИО/Передаче полномочий ЕИО управляющей компании
  5. В случае передачи полномочий ЕИО Управляющей компании — Протокол собрания участников (акционеров) или Решение единств. участника/акционера Управляющей компании о назначении ЕИО УК
  6. В случае если договор подписывает представитель по доверенности — копия соответствующей доверенности. Каждая доверенность обязательно должна содержать оригинал подписи доверенного лица.
  7. Копии паспортов лиц (страницы, где анкетные данные/фото и регистрация), действующих от имени организации, как по доверенности,так и без таковой.
  8. Копии документов, подтверждающих место нахождения юридического лица по месту регистрации (договор аренды, свидетельство о праве собственности)
  9. Лицензия (разрешение) на осуществление деятельности  при необходимости (если предмет договора лицензируемый вид деятельности)
  10. Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (Форма 6-НДФЛ) за предыдущий отчетный период
  11. Согласие на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными (форма утверждена Приказом ФНС России от 15.11.2016 № ММВ-7-17/615@, с указанием по
    Коду «1400»: «TG о наличии (урегулировании/ неурегулировании) несформированного источника по цепочке поставщиков товаров (работ/услуг) для принятия к вычету сумм НДС» или всех сведений (для контрагентов на общей системе налогообложения (ОСНО)).
  12. Квитанция о приеме налоговым органом по телекоммуникационным каналам связи Согласия налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными (в случае внесения изменений по п. 10)

    При заключении договора (аттестации) на срок не более 1 года дополнительно:

    1. Бухгалтерский баланс за последний отчетный период с отметкой ИФНС или квитанцией о приеме ИФНС (в электр.виде)
    2. Отчет о финансовых результатах за последний отчетный период с отметкой ИФНС или квитанцией о приеме ИФНС (в электр.виде) для контрагентов на общей системе налогообложения (ОСНО)
    3. Копия налоговой декларации за предыдущий отчетный период (УСН, ЕНВД, ЕСХН) с отметками налоговой инспекции о принятии данной декларации
    4. Декларация по НДС за последний отчетный период и подтверждение ее получения ИФНС (квитанция о приеме налоговой декларации в электр.виде) для контрагентов на общей системе налогообложения (ОСНО)

    При заключении договора с Перевозчиком дополнительно (документ Перевозчика предоставляется так же Агентом по агентскому договору на перевозку или Экспедитором по договору ТЭУ в отношении привлеченных перевозчиков с реестром ТС под погрузку или с отчетом о выполненной перевозке) :

    1. Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (Форма 6-НДФЛ) за предыдущий отчетный период (Периодичность предоставления не позже 10 календарных дней с даты истечение срока сдачи отчета по Форме 6-НДФЛ за отчетный период, в течение которого выполнялась перевозка)
    2. Документы, подтверждающие права на транспортные средства (в т.ч. тягачи, прицепы):
      2.1. Свидетельство о государственной регистрации (СРТС);
      2.1.1. Если ТС в лизинге и Лизингополучатель не указан в СРТС, то договор лизинга;
      2.2. Если ТС в аренде:
      — договора аренды ТС без экипажа;
      — Акт приема-передачи ТС в аренду;
      — документы арендодателя по п.2.1

    Рекомендованный перечень документов с информацией о контрагенте (Индивидуальный предприниматель)

    Документы предоставляются в копиях, удостоверенных подписью уполномоченного лица и печатью контрагента.

    Периодичность предоставления — при заключении договора (аттестации) и в случае изменений.

    1. Анкета (по форме)
    2. Согласие на обработку персональных данных по форме
    3. Паспорт ФЛ — ИП
    4. Копии паспортов лиц (страницы, где анкетные данные/фото и регистрация), действующих от имени ИП, как по доверенности, так и без таковой.
    5. Доверенности лиц, в случае если договор подписывает представитель по доверенности. Каждая доверенность обязательно должна содержать оригинал подписи доверенного лица.
    6. Копии документов, подтверждающих место нахождения ИП по месту регистрации (договор аренды, свидетельство о праве собственности, штамп регистрации по месту жительства)
    7. Лицензия (разрешение) на осуществление деятельности при необходимости (если предмет договора лицензируемый вид деятельности)
    8. Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (Форма 6-НДФЛ) за предыдущий отчетный период
    9. Декларация по НДС за последний отчетный период и подтверждение ее получения ИФНС (квитанция о приеме налоговой декларации в электр.виде) для контрагентов на общей системе налогообложения (ОСНО)
    10. Согласие на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными (форма утверждена Приказом ФНС России от 15.11.2016 № ММВ-7-17/615@, с указанием по
      Коду «1400»: «TG о наличии (урегулировании/ неурегулировании) несформированного источника по цепочке поставщиков товаров (работ/услуг) для принятия к вычету сумм НДС» или всех сведений (для контрагентов на общей системе налогообложения (ОСНО)).
    11. Квитанция о приеме налоговым органом по телекоммуникационным каналам связи Согласия налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными (в случае внесения изменений по п. 10)

    При заключении договора (аттестации) на срок не более 1 года дополнительно:

    1. Бухгалтерский баланс за последний отчетный период с отметкой ИФНС или квитанцией о приеме ИФНС (в электр.виде) если ведется бухучет
    2. Отчет о финансовых результатах за последний отчетный период с отметкой ИФНС или квитанцией о приеме ИФНС (в электр.виде) для контрагентов на общей системе налогообложения (ОСНО)
    3. Копия налоговой декларации за последний отчетный период (УСН, ЕНВД, ЕСХН) с отметками налоговой инспекции о принятии данной декларации

    При заключении договора с Перевозчиком дополнительно (документ Перевозчика предоставляется так же Агентом по агентскому договору на перевозку или Экспедитором по договору ТЭУ в отношении привлеченных перевозчиков с реестром ТС под погрузку или с отчетом о выполненной перевозке) :

    1. Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (Форма 6-НДФЛ) за предыдущий отчетный период (Периодичность предоставления не позже 10 календарных дней с даты истечение срока сдачи отчета по Форме 6-НДФЛ за отчетный период, в течение которого выполнялась перевозка)
    2. Документы, подтверждающие права на транспортные средства (в т.ч. тягачи, прицепы):
      2.1. Свидетельство о государственной регистрации (СРТС);
      2.1.1. Если ТС в лизинге и Лизингополучатель не указан в СРТС, то договор лизинга;
      2.2. Если ТС в аренде:
      — договора аренды ТС без экипажа;
      — Акт приема-передачи ТС в аренду;
      — документы арендодателя по п.2.1

    Форма анкеты для юридического лица и индивидуального предпринимателя

    Ассоциация добросовестных участников рынка АПК рекомендует включать в анкету контрагента — ЮЛ / ИП, следующие сведения:

    Анкета контрагента

    1. Полное наименование ЮЛ / ИП
    2. Сокращенное наименование ЮЛ
    3. ОГРН / ОГРНИП
    4. ИНН
    5. КПП
    6. Дата регистрации в ЕГРЮЛ / ЕГРИП
    7. Адрес регистрации
    8. Фактический адрес
    9. Почтовый адрес
    10. Банковские реквизиты
    11. Принадлежность к Группе компаний — участники (акционеры) предприятия(указать Фамилия, Имя, Отчество, дата рождения или наименование фирмы, ИНН, ОГРН; % участия)
    12. Основания принадлежности к Группе компаний
    13. Основные виды деятельности. Для поставщиков товаров и услуг указать: собственное производство или посредник (в этом случае указать производителя (ИНН, ОГРН) и форму посредничества с ним (дилер, дистрибьютор, представитель и т.п.); производственные возможности и мощности, права на помещения, где идет производство (собственность/аренда/субаренда, сроки аренды). Для договоров автоперевозки: сведения о наличии у перевозчика транспорта и о наличии водителей в штате контрагента. Для дистрибьюторов: крупные проекты (контракты с другими производителями), аффилированные лица (ИНН, ОГРН), сведения о наличии складов –площадь, собственность/аренда/субаренда (сроки аренды);
    14. Руководитель (ФИО, должность, телефон, Дата и место рождения, Паспорт — серия, No, кем выдан и когда)
    15. Образец подписи руководителя
    16. Информация о лице, подписывающем контракт и иные документы по доверенности: (ФИО, должность, телефон, Дата и место рождения, Паспорт — серия, No, кем выдан и когда)
    17. Адрес электронной почты
    18. Контактные телефоны, факсы
    19. Сайт
    20. Основные деловые партнеры

    Подписывает анкету руководитель или лицо, действующее на основании доверенности с указанием и приложением доверенности.

    Печать, дата

    Как проверить иностранного контрагента на благонадёжность

    Основных способов проверки партнёров, находящихся за рубежом, существует всего два:

    1. Запрос сведений из зарубежных реестров. В других странах имеются реестры наподобие ЕГРЮЛ, их можно использовать как сервис проверки контрагента. Этими базами могут пользоваться резиденты других стран. Оплатив услугу, вы получите всю необходимую информацию о компании. В подобных реестрах хранится даже больше информации, чем в российском ЕГРЮЛ. Здесь можно узнать состав учредителей, сведения об уставном капитале, об адресе компании, и о долях организации, которые были проданы;
    2. Запрос необходимых сведений в письменном виде. Этот метод проверки аналогичен тому, как проверяются партнёры из РФ. Вы можете запросить выписку их реестра, заверенную у нотариуса.

    Чтобы найти ресурсы налоговых служб других стран мира, зайдите на сайт ФНС РФ в раздел «Международное сотрудничество» и выбрать интересующее вас государство.

    Есть и специализированные базы данных, обеспечивающих доступ к сведениям о фирмах, например www.dnb.ru. Здесь вы можете заказать справку BIR, в которой будет изложена полная и проверенная информация об иностранном или отечественном юридическом лице.

    При проверке иностранного контрагента запрашивают следующие документы:

    • Выписка из реестра государства, где находится контрагент. Из неё вы узнаете статус организации, состояние компании;
    • Учредительная документация. Это может быть и Устав, и сертификат об инкорпорации. Все эти документы должны быть на русском языке и пройти легализацию РФ. Подтвердить полномочия зарубежной организации можно и способом проставления апостиля.

    Данные документы помогут вам получить основные сведения, требуемые при начале сотрудничества с зарубежным партнёром.

    Поделитесь ссылкой: