RFQ — (англ. Request for quotation, RFQ, также — запрос котировок) — запрос цены — документированный запрос организации, заинтересованной в приобретении товаров или услуг, к определённой или неопределённой группе поставщиков с целью определения возможных закупочных цен.

RFQ обычно включает больше чем запрос цены на товар или услугу: часто от поставщиков требуется представить также информацию об условиях платежа, уровень качества товара или объём контракта.

Чтобы получить корректные расценки, в RFQ часто включают спецификации товаров или услуг, чтобы удостовериться, что все поставщики предлагают цену для того же товара или услуги.

Как правило, поставщики должны ответить на запрос в установленную дату и время.

Ценовые предложения могут обсуждаться (часто разъясняют технические возможности или отмечают ошибки в предложении).

Формирование правильного запроса является одним из самых главных этапов в поиске поставщика. Правильно составленный запрос, может помочь сразу же найти взаимопонимание между покупателем и продавцом. А это даст толчок для развития дальнейших контрактов и заключения сделок.

Так как же сделать правильный запрос?

В первую очередь он должен содержать достаточно информации, как о потенциальном покупателе, так и о товаре который необходим.

Ниже перечислены некоторые элементы информации, которые покупатель должен включить в свой запрос.

Краткая информация о Покупателе

Многие покупатели, как правило, не дают в запросе достаточной информации о себе, ограничиваясь номером телефона контактного лица, его именем, а также адресом электронной почты и названием компании.

Такие запросы могут быть легко проигнорированы, потому что продавец не уверен, что запрос отправлен не конкурентами или фиктивной компанией. Поэтому предоставление более подробной информации о компании поможет продавцу понять серьёзность ваших намерений и настроить его на деловое общение с Вами.

Наименование товара

При написании наименования товара, покупатель должен не допускать сокращений в названии товара и не использовать сленговых выражений. Всё это может привести к трудностям перевода, и, как следствие, к непониманию Продавцом, о каком конкретно товаре идёт речь. Если Вы не знаете точного названия или просто не уверены в его правильности, постарайтесь в запросе как можно подробнее описать характеристики товара, его назначение применение.

Количество

Одним из главных пунктов запроса, является количество или объём заказа. Продавец должен понять, смогут ли его производственные мощности удовлетворить спрос покупателя. Определить сроки изготовления и сформировать ценовое предложение.

Кроме того поставщику бывает интересно:

  • Является ли заказ разовым или долгосрочным?
  • Сколько заказов будет от покупателя в год?
  • Каким будет средний объём каждого заказа?

Многие покупатели часто увеличивают количество и объём заказов в первоначальном запросе, чтобы получить лучшую цену. Как правило, такая практика не оправдывает себя. Как только продавец понимает, что количество заказов не столь велико, как обещали, отношения начинают портиться и продавец может увеличить цену за счёт добавления дополнительных расходов.

Характеристика товара

Покупатель в своем запросе должен максимально точно указать все характеристики товара. Лучше оформить в виде подробной спецификации, включая чертежи, механические и физические свойства, химический состав, марку материала, а иногда и образцы. Не лишним будет сообщить в запросе область применения товара, перечислить потребительские свойства.

Не скупитесь на слова в описании товара. Профессионал всегда сможет вычленить из потока информации главные характеристики, в то время, как недостаток информации в запросе, может привести к задержке формирования предложения.

Текстовые описания в запросе должны по возможности соответствовать всем международным стандартам.

Требования к качеству

Есть много способов, чтобы описать требования к качеству. В своем запросе вы можете воспользоваться несколькими способами, в зависимости от специфики продукта:

  • Использование деталей или материалов известных мировых производителей с известными брендами – это самый простой способ для того, чтобы детали и сырье были надёжными и высокого качества. Но такая продукция, как правило, стоит достаточно дорого.
  • Применение других комплектующих или сырья с равными или аналогичными характеристиками и свойствами, это должно быть четко отмечено в запросе.
  • Соответствие продукции определенным стандартам и характеристикам. Лучше всего ориентироваться на американские или европейские стандарты.
  • Отправка образцов запрошенной продукции. Это наиболее простой способ, но процесс передачи и изучения образцов займет некоторое время.
  • Предоставление международных или российских сертификатов качества.

Обязательно перечислите в запросе все важные требования к качеству и характеристики в контракте или спецификации к нему. Пропишите соответствие стандартам, наличие сертификатов и т.п.

Термины

Используйте при составлении запроса международную торговую терминологию, например базис поставки по Инкотермс 2010: доставка до борта судна – FOB, оплата страховки и перевозки – CIF, доставка до терминала – DAT и т. п.

Чтобы вести диалог на общем языке используйте термины стандартов международных условий оплаты: Cash In Advance — предоплата, Letter Of Credit (L/C) — условия оплаты в форме аккредитива, Open Account — товарный кредит (рассрочка оплаты), Telegraphic Transfer (T/T) — банковский телеграфный перевод и т.д.

Не допустить двойного толкования терминов и условий применения аккредитива поможет ссылка в запросе на «Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов», в оригинале на английском языке – Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (UCP).

Обязательно необходимо правильно указать валюту, в которой Вам должны представить прайс-лист — RUB, USD, EURO.

Срок поставки

В запросе не забудьте спросить о сроках изготовления продукции и сроках поставки товара до места его передачи. Уточните возможность и стоимость доставки до интересующего Вас пункта назначения.

Гарантийные обязательства

Опишите Ваши пожелания по гарантийному и сервисному обслуживанию запрошенного товара.

Упаковка

Как правило, при поставке по международным контрактам подразумевается стандартная упаковка. Но при необходимости можно включить в запрос дополнительные требования к упаковке. В дальнейшем не забудьте согласовать информацию, которую продавец должен указать на упаковке.

Правильная маркировка товара поможет избежать многих проблем при таможенной очистке товара.

Форма запроса котировки цены товара

В качестве примера, ниже приведены указания по заполнению формы запроса RFQ для подсолнечного масла. Форма размещена на этом сайте.

Информация о Покупателе:

  1. Полное наименование Покупателя (ЮЛ / ИП), с указанием ОГРН / ОГРНИП, ИНН, фактического адреса.
  2. ФИО представителя Покупателя, должность, телефон, адрес эл. почты.

Информация о товаре:

  1. Наименование продукта.
  2. Требования по качеству (соответствие определенному ГОСТу, другим стандартам).
  3. Общее количество товара (тонн), в том числе количество фасовки 0,9/1 и 5 литров.
  4. Регулярность заказа (разовый или ежемесячно).
  5. Условия поставки согласно Инкотермс 2010  (самовывоз, грузовик, ж/д вагон, контейнер) и адрес доставки (город, код ж/д станции, порт).
  6. Тип транспортной упаковки (палетты, коробки).
  7. Дату начала поставок
  8. Форма, условия оплаты (предоплата, рассрочка, аккредитив).
  9. Валюта платежа, RUB или USD.
  10. Необходимость замены этикеток на СТМ Покупателя (Private Label).
  11. Лицензию/разрешение на ввоз продукта в страну поставки (при необходимости).
  12. Желательно также указание целевой (проходной) цены для масла подсолнечного рафинированного.

Поделитесь ссылкой: